Інструкція про порядок консульської легалізації офіційних документів

МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ УКРАЇНИ

Н А К А З

N 113 від 04.06.2002

Зареєстровано в Міністерстві
м.Київ юстиції України
26 червня 2002 р.
за N 535/6823

Про затвердження Інструкції
про порядок консульської легалізації
офіційних документів в Україні і за кордоном

Відповідно до положень Віденської конвенції “Про консульські зносини” 1963 року ( 995_047 ) та на виконання вимог Консульського статуту країни, затвердженого Указом Президента України 2 квітня 1994 року N 127/94 ( 127/94 ) Н А К А З У Ю:

1. Затвердити Інструкцію про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні і за кордоном, що додається.

2. Скасувати наказ Міністерства закордонних справ України від 15 липня 1997 року N 98-од ( v0098321-97 ).

3. Департаменту консульської служби забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Загальному секретаріату після реєстрації в Міністерстві юстиції забезпечити розсилку цього наказу до закордонних дипломатичних установ України та Представництв МЗС України на території України.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на директора
Департаменту консульської служби.

Міністр А.М.Зленко

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Міністерства
закордонних справ України
від 04.06.2002 N 113

Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України
26 червня 2002 р.
за N 535/6823

ІНСТРУКЦІЯ
про порядок консульської легалізації офіційних документів
в Україні і за кордоном

1. Загальні положення

1.1. Ця Інструкція встановлює порядок учинення консульської легалізації офіційних документів, складених за участю органів державної влади та органів місцевого самоврядування, або таких, що від них виходять, як на території України, так і за кордоном.
Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією “Про консульські зносини” 1963 року ( 995_047 ), міжнародними договорами та чинним законодавством України, а також цією Інструкцією.

1.2. Консульська легалізація офіційних документів – це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ. При цьому консул не несе відповідальності за зміст документа.

1.3. Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування в міжнародному обігу.

1.4. Легалізації не підлягають:
- документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
- оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз’яснення щодо їх застосування;
- документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.

1.5. Консульська посадова особа не може легалізувати офіційні документи, які стосуються її особистих інтересів або інтересів її родичів, а саме виданих на своє ім’я і від свого імені або на ім’я одного із подружжя, родичів по прямій лінії (діти, батьки, повнорідні брати, сестри).

1.6. У разі виникнення сумніву в тому, що представлені документи відповідають законам України або держави перебування, консульська посадова особа має право звертатись до компетентних органів відповідної держави або до відповідних органів в Україні за офіційним роз’ясненням.

1.7. Легалізації підлягають також і офіційні документи, що надходять до закордонних дипломатичних установ України від Департаменту консульської служби МЗС України, а також ті документи, які надходять від закордонних дипломатичних установ України до Департаменту консульської служби МЗС України.

1.8. Для легалізації офіційних документів консульська посадова особа на території України користується печаткою та штампом Міністерства закордонних справ України (Представництв МЗС на території України), за кордоном – печаткою та штампом закордонної дипломатичної установи України.

1.9. Департамент консульської служби МЗС України, Представництва МЗС на території України, закордонні дипломатичні установи України мають зразки печаток та підписів посадових осіб, які вповноважені здійснювати дії з консульської легалізації офіційних документів, складених за участю органів державної влади та органів місцевого самоврядування України, або таких, що від них виходять, дипломатичних представництв чи консульських установ іноземних держав.

1.10. Консульська посадова особа повинна зберігати таємницю здійснення консульської легалізації офіційних документів.

1.11. При поданні офіційних документів на консульську легалізацію:

фізичні особи подають документ, який посвідчує особу, та заяву на вчинення консульської легалізації;
юридичні особи подають лист-звернення про вчинення консульської легалізації.
У разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.

1.12. За консульську легалізацію справляється консульський збір відповідно до Тарифів консульського збору, що затверджуються Міністерством закордонних справ України за погодженням з Міністерством фінансів України.

2. Компетенція органів дипломатичної служби України з питань консульської легалізації

2.1. До компетенції Міністерства закордонних справ України належать видання нормативно-правових актів, які регулюють порядок консульської легалізації, укладання відповідних угод, визначення кола та повноважень консульських посадових осіб при вчиненні консульської легалізації, затвердження тарифів консульських зборів.
До компетенції Департаменту консульської служби МЗС України, а також Представництв МЗС на території України входять здійснення консульської легалізації офіційних документів, які виходять від офіційних органів України та іноземних держав, справляння консульських зборів за вчинення консульської легалізації, взаємодія з органами державної влади та місцевого самоврядування України та дипломатичними представництвами іноземних держав в Україні з питань консульської легалізації, а також надання інформації щодо питань консульської легалізації.
До компетенції закордонних дипломатичних установ України входять здійснення консульської легалізації офіційних документів, звернення до відповідних органів держави перебування за офіційним роз’ясненням з цих питань, справляння консульських зборів за вчинення зазначених дій.

2.2. Консульська легалізація здійснюється уповноваженим працівником Департаменту консульської служби МЗС України, Представництв МЗС на території України або консульською посадовою особою закордонної дипломатичної установи України.

3. Вимоги до офіційних документів, які приймаються на легалізацію

3.1. Офіційний документ – це письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов’язує виникнення, зміну або припинення прав і обов’язків фізичних або юридичних осіб.
3.2. Документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані і скріплені підписом та печаткою.

3.3. Не приймаються на легалізацію документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, такі, що написані чи підписані олівцем або отримані через засоби факсимільного зв’язку, а також документи, у яких уживається декілька мов одночасно.

3.4. Підписи посадових осіб та відбитки печаток мають бути чіткими. Посвідчувальний напис повинен бути написаний без підчисток, вільні місця – прокреслені, дописки й інші виправлення – застережені.

3.5. Консульська легалізація здійснюється виключно стосовно офіційних документів, які видані за участю органів державної влади чи органів місцевого самоврядування і не розповсюджується на документи міжнародних громадських організацій.

3.6. Не приймаються на легалізацію документи, засвідчені посадовими особами, зразків підписів яких немає в Департаменті консульської служби МЗС України, Представництвах МЗС на території України, закордонних дипломатичних установах України.

4. Порядок легалізації офіційних документів в Україні

4.1. Департамент консульської служби МЗС України та Представництва МЗС України приймають на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території України органами державної влади та органами місцевого самоврядування або за їх участю і призначені для використання за кордоном.

4.2. На консульську легалізацію приймаються такі документи:

оригінали: свідоцтв про реєстрацію актів громадянського стану; довідок органів реєстрації актів громадянського стану; документів про освіту – дипломів та виписок із залікових відомостей (міжнародного зразка), свідоцтв про спеціалізовану підготовку з медицини, дипломів кандидата та доктора наук; архівних довідок, які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами; інші офіційні документи після нотаріального засвідчення їх копій та оформлення Міністерством юстиції України.
Документи, наведені в абзаці другому цього пункту, можуть бути прийняті на легалізацію в копіях, засвідчених у нотаріальному порядку, у разі попереднього проведення легалізації їх оригіналів.

4.3. Департамент консульської служби МЗС України також приймає на легалізацію:

офіційні документи, крім документів комерційного характеру, складені і засвідчені на території іноземних держав органами державної влади, які уповноважені підтверджувати їх дійсність, і призначені для використання в Україні за умови їх засвідчення в МЗС країни походження документа та її дипломатичного представництва в Україні в установленому порядку;
офіційні документи, складені і засвідчені безпосередньо в дипломатичних представництвах іноземних держав в Україні;
офіційні документи, складені і засвідчені компетентними органами держав, з якими Україна має двосторонні (багатосторонні) угоди про правову допомогу, що передбачають відмову від легалізації офіційних документів, для використання в третіх країнах, за умови їх засвідчення в дипломатичних представництвах цих держав в Україні.

4.4. Департамент консульської служби МЗС України має зразки печаток і підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати офіційні документи. Зазначені зразки зберігаються в Департаменті консульської служби і призначені лише для службового користування.

4.5. Офіційні документи, які видаються органами реєстрації актів громадянського стану і надалі використовуватимуться за кордоном, засвідчуються у відділах реєстрації актів громадянського стану Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції згідно з Правилами заповнення бланків записів актів громадянського стану та свідоцтв, що видаються на підставі цих записів, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 12 вересня 1996 року N 33/5 ( z0521-96 ), зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 12 вересня 1996 року N 521/1546, та легалізуються в порядку, установленому цією Інструкцією.
Документи, які надходять до Департаменту консульської служби МЗС України від органів реєстрації актів громадянського стану України на офіційні запити дипломатичних представництв та компетентних органів, а також безпосередньо заявників, проходять консульську легалізацію.
Згідно з Інструкцією про порядок витребування документів, затвердженою спільним наказом Державного комітету архівів України та МЗС України від 11 червня 2001 року N 116/53 ( z0547-01 ), зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 25 червня 2001 року за N 547/5738, зазначені свідоцтва надходять до Департаменту консульської служби МЗС України безпосередньо від державних установ.

4.6. Дипломи про вищу та середню спеціальну освіту міжнародного зразка, виписки із залікових відомостей, дипломи Вищої атестаційної комісії України проходять процедуру легалізації безпосередньо в Департаменті консульської служби МЗС України при поданні їх представником навчального закладу, який видав документ, та за наявності листа-звернення навчального закладу, засвідченого в міністерстві, іншому центральному органі виконавчої влади, до сфери управління якого належить навчальний заклад. У цьому випадку робиться напис “Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України”.

4.7. Архівні довідки, які видаються архівними підрозділами Державного комітету архівів України та відомчими архівами, надсилаються до Департаменту консульської служби МЗС України у відповідь на запити закордонних дипломатичних установ України або дипломатичних представництв іноземних держав в Україні і легалізуються. На таких документах робиться напис “Цей документ легалізовано в Департаменті консульської служби МЗС України”.
У разі особистого звернення заявників до архівних установ України щодо витребування архівних довідок або їх переоформлення Департаментом консульської служби МЗС України засвідчується підпис посадової особи Державного комітету архівів України.

4.8. Документи, що оформлені Міністерством юстиції України, приймаються на легалізацію Департаментом консульської служби МЗС України. У цьому разі посадова особа Департаменту консульської служби МЗС України підтверджує підпис уповноваженої посадової особи Міністерства юстиції України.

4.9. Документи, які мають комерційний характер, а саме:
свідоцтва про реєстрацію підприємств, сертифікати якості продукції (товарів), інші документи, що засвідчені уповноваженою посадовою особою Торговельно-промислової палати України, можуть бути легалізовані в Департаменті консульської служби МЗС України в копіях після засвідчення в Міністерстві юстиції України. У таких випадках службова особа Департаменту консульської служби МЗС України засвідчує підпис уповноваженої посадової особи Міністерства юстиції України.

4.10. Під час приймання документів на легалізацію консульська посадова особа має пересвідчитись у тому, що документи за своїм змістом і порядком оформлення відповідають вимогам чинного законодавства України та міжнародним договорам.

5. Порядок легалізації офіційних документів за кордоном

5.1. Закордонні дипломатичні установи України приймають на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території держави перебування або консульського округу органами державної влади, до компетенції яких входить проведення процедури консульської легалізації, для їх подальшого використання в Україні.

5.2. У разі наявності в країні перебування вимог консульської легалізації документів, які складені та засвідчені в Україні та легалізовані в Департаменті консульської служби МЗС України, консульська посадова особа здійснює консульську легалізацію представлених документів.
Не підлягають консульській легалізації офіційні документи, складені та засвідчені в Україні і які не пройшли попередньо засвідчення у Департаменті консульської служби МЗС України.

5.3. Закордонні дипломатичні установи України мають зразки підписів та відбитків печаток посадових осіб державних органів, які входять до консульського округу держави перебування.

5.4. Консульська посадова особа засвідчує офіційні документи лише після того, як пересвідчиться у їх відповідності міжнародним договорам України, чинному законодавству України і країни перебування.

5.5. У разі виникнення у консульської посадової особи сумніву щодо юридичної сили поданого документа, його оформлення тощо вона може звертатися за роз’ясненням до державних органів країни перебування, за консультацією до юриста, Департаменту консульської служби Міністерства закордонних справ України.

5.6. Консульська посадова особа не може легалізувати офіційні документи і доручення, які видаються іноземними державами, незалежно від того, видаються ці документи на ім’я та на користь громадян України чи іноземних громадян, якщо ці документи призначені для дії на території іншої іноземної держави, а не на території України.

6. Опис легалізаційних штампів та написів

6.1. Штамп підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів має зображення, що встановлено в додатку 1.

Штамп підтвердження дійсності оригіналів документів використовується в Департаменті консульської служби МЗС України для документів про освіту (дипломи та витяги із залікових відомостей) міжнародного зразка, свідоцтв про спеціалізовану підготовку з медицини та витягів з індивідуального плану підготовки в клінічній ординатурі, дипломів кандидата і доктора наук ВАК України.
Легалізаційний напис здійснюється на всіх документах, як правило, на верхній частині відкидної сторінки, а на свідоцтвах про реєстрацію актів громадянського стану – на зворотному боці.

На витягах із дипломів і свідоцтв легалізаційний напис робиться на україномовній частині, де є вільне місце.

6.2. Штамп засвідчення справжності підписів посадових осіб має зображення, що встановлено в додатку 2.

Штамп засвідчення підписів використовується для підтвердження підписів посадових осіб відповідних державних установ України та дипломатичних представництв іноземних держав, які вповноважені підписувати та засвідчувати документи. Зазначені штампи проставляються на всіх оригіналах та нотаріально засвідчених копіях документів, перелічених у п. 4.2 цієї Інструкції, крім тих, що зазначені в п.6.1 цієї Інструкції.
В окремих випадках, за погодженням з директором Департаменту консульської служби (керівником закордонної дипломатичної установи України), консульська посадова особа може підтверджувати підпис посадової особи на інших документах.

Консульська посадова особа проставляє штамп засвідчення справжності підписів для підтвердження підписів посадових осіб державних установ країни перебування, а саме: уповноважених представників Міністерства закордонних справ або іншої державної установи консульського округу, до компетенції якої входить посвідчення офіційних документів.

Департамент консульської служби, Представництва МЗС на території України, закордонні дипломатичні установи України повинні мати зразки відбитків печаток та підписів зазначених осіб для засвідчення справжності.

6.3. Форма посвідчувальних написів
Посвідчувальні написи при легалізації документів можуть бути зроблені друкарським способом або спеціальним штампом. У кожному окремому випадку вид штампа обирається консульською посадовою особою. Обов’язковими елементами посвідчувального напису є підпис консульської посадової особи, відбиток гербової печатки даної установи, реєстраційний номер запису за журналом реєстрації учинюваних дій та дата здійснення легалізації.

7. Реєстрація легалізованих офіційних документів

7.1. Усі легалізовані документи повинні реєструватися в Книзі реєстрації легалізованих документів, у якій передбачаються такі графи:
порядковий номер документа;
дата легалізації;
прізвище та ініціали заявника або назва установи;
назва документа або його короткий зміст;
країна походження;
консульський збір;
примітки.

7.2. Порядковий номер документа зазначається також у легалізаційному написі.

7.3. Листи в Книзі реєстрації повинні бути пронумеровані і прошнуровані, їх кількість повинна бути засвідчена підписом директора Департаменту консульської служби чи консульської посадової особи із зазначенням дати.

7.4. На початку кожного календарного року порядковий номер легалізованих документів починається з номера 001.

7.5. Термін зберігання книг реєстрації – 3 роки. Після закінчення цього терміну книги реєстрації легалізованих документів здаються на зберігання до архіву МЗС України.

Директор Департаменту
консульської служби МЗС України М.І.Маймескул